Forberedelse:
Først indsamles og defineres udbyders behov. Der udarbejdes udbuds materiale, der beskriver opgaven, kravene og vilkårene for udbuddet. Der kan også være behov for at udarbejde en prækvalifikation, hvor interesserede virksomheder vurderes i forhold til deres kvalifikationer.
Udbud:
Udbyder offentliggøre udbuddet, og interesserede virksomheder kan afgive tilbud. Udbuddet kan være offentligt eller begrænset til udvalgte virksomheder. I sidstnævnte kategori er blandt andet prækvalifikationen meget vigtig. Ofte afholdes et eller flere informationsmøder eller en besigtigelse af opgaven for at sikre den rette forståelse. Typisk har tilbudsgiver 40 dage fra offentliggørelsen af EU Udbud til at besvare casen og fremsende tilbud.
Evaluering:
I denne fase vurderes de indkomne tilbud ud fra de opstillede kriterier og tildelingsmodeller. Der kan være behov for at afholde forhandlinger eller indhente supplerende oplysninger fra tilbudsgiverne.
Valg af tilbud:
I denne fase vælges det bedste tilbud ud fra de fastsatte kriterier. Der udarbejdes en evalueringsrapport, hvor begrundelsen for valget af tilbud gives.
Aftale – Kontraktindgåelse:
Efter valg af tilbud indgås kontrakten mellem udbyder og den valgte tilbudsgiver / Leverandør. Kontrakten skal indeholde alle nødvendige vilkår og betingelser for samarbejdet.
Opfølgning:
Efter kontraktindgåelse følges der op på samarbejdet og udførelsen af opgaven. Der kan være behov for at afholde møder eller foretage inspektioner for at sikre, at arbejdet udføres i henhold til kontrakten.
Det er vigtigt at bemærke, at udbudsopgavens præcise faser og processer kan variere afhængigt af den specifikke udbudsprocedure og de gældende regler og lovgivning. Ordregivers og tilbudsgivers kendskab til hinanden, (relationer), kan reelt også have stor betydning for udfaldet. Tiden før forberedelsesfasen undervurderes ofte. Ved at være skarpe i den såkaldte presales-periode kan være rigtig mange kroner værd.
Vurdering af egne kompetencer og vinderchancer er et central element i udbudsarbejdet. Bud på et udbud er nemlig en meget omkostningstung opgave.
Jeg og mine kollegaer understøtter og udbudsrådgiver gerne ønsket om at optimere udbudsstrategien og udbudsprocessen. Kontakt os på in**@**wa.nu eller direkte på cl**@**********ng.dk eller besked her på linkedIn
Claus Warming
Warming Advisory
cl**@**********ng.dk
#Warmingadvisor#erhverv#kommuner#virksomheder#EU#UDBUD#relationer#Koncept#Staten#CLWAHOLDING#strategi#rådgivning#proces